Uitleg nCare web - CareConnections (2024)

Algemeen #

Doelgroep #

Deze handleiding is bedoeld voor beheerders en key-users die hiervoor de bijbehorende training hebben gevolgd. Dit document gaat ook uit van een basiskennis die tijdens deze training is opgedaan.

Nog geen training gevolgd? Geef je dan op via het klantportaal.

Feedback #

Vragen over ons product of op- en aanmerkingen m.b.t. de documentatie kunnen gemeld worden aan de afdeling via het klantportaal.

De noodprocedures voor tijdens een storing staan beschreven op https://www.careconnections.nl/uitleg/supportprocedures-ncare/

Beoogd doeleind #

nCareborgt de kwaliteit van het medicatieproces. De voordelen zijn:

• Digitaal aftekenen
• Signalering bij vergeten toedieningen
• Dubbele controle, ook op afstand en gekoppeld met Zorgcentrale
• Eenvoudig bestellen van losse medicatie
• Voorschrijven op basis van actuele medicatie
• Inzicht op basis van rapportages
• Meest eenvoudige toedienregistratiesysteem

Door het gebruik vannCarehebben zorgverleners meer tijd om persoonlijke aandacht te geven aan de patiënt omdat ze minder tijd kwijt zijn met administratieve zaken. Iets wat voordelig is voor zowel de zorgverlener als de patiënt zelf.

Instellingen en updates #

Hier vind je de minimale specificaties voor de benodigde hardware en netwerkverbindingen. Deze minimale specificaties zijn niet oneindig geldig, ze zijn afhankelijk van voortschrijdende techniek en updates van Android, iOS en nCare. nCare wordt getest en geaccepteerd op iPad’s die minimaal de laatste versie van iOS ondersteunen en Samsung tablets die minimaal een van de laatste twee Android versies ondersteunen.

Ondersteuning van deNCare App op mobiele devices #

Android Tablets & Smartphones

• Android nieuwste versie -2
• Beschikbare opslagruimte: 500MB
• Werkgeheugen (RAM) 2 GB
• Schermgrootte:
  – Tablets 10.1”
  – Telefoons 4.0”

Leer hier hoe je je Android versie controleert.

Apple iPads en iPhones

• iOS nieuwste versie -1

Controleer hier wat de nieuwste versie van iOS is.

Let op, de nCare app wordt niet ondersteund op laptops en PC’s.

Ondersteuning van deNCare webversie op laptops en PC’s #

De volgende webbrowsers worden ondersteund:

• Chrome actuele versie
• Firefox actuele versie
• Safari actuele versie
• Edge actuele versie

De webversie vanNCare werkt alleen met een actieve internetverbinding.

Netwerkverbindingen #

Down- en uploadsnelheid voor het gebruik van deNCare App

• De minimaal te behalen downloadsnelheid is 12 Mb/s.
• De minimaal te behalen uploadsnelheid is:
  – Zonder Dubbele medicatie controle: 4 Mb/s
  – Met dubbele medicatie controle: 12 Mb/s

Dit kan worden geverifieerd door meerdere testen uit te voeren op de website www.speedtest.net, dit blijft echter een momentopname.

Wanneer is een permanente internetverbinding noodzakelijk #

Voor het gebruik van de webversie vanNCare (via een browser) is een permanente internetverbinding nodig. DeNCare App kan ook zonder internetverbinding functioneren nadat is ingelogd of nadat van afdeling/wijk is gewisseld. Denk eraan dat bij het uitloggen een internetverbinding aanwezig moet zijn om de mutaties naar het centraleNCare-systeem te kunnen versturen.

Let op:bij het gebruik van deNCare-app zonder internetverbinding is er geen directe koppeling met deNCare-server. De data wordt dan zo lang versleuteld op de eigen tablet/telefoon bewaard en naar deNCare-server verzonden zodra de internetverbinding weer is hersteld. Als er op één afdeling met meerdere tablets/telefoons tegelijkertijd wordt gewerkt kunnen deze hierdoor tijdelijk van elkaar gaan verschillen. In deze situatie is een goede internetverbinding een vereiste om toedienfouten te voorkomen. In de App is een ‘switch’ aanwezig die bij het openen van een cliënt altijd de laatste cliëntdata van de server ophaalt. Hierdoor heeft men gegarandeerd de meest recente toedienlijst in beeld. Een goede internetverbinding is in deze situatie een vereiste.

4G/5G-netwerk #

De ontvangst van het mobiele netwerk kan in sommige gebieden of ruimtes slecht zijn. In die situatie wordt het gebruik van de webversie vanNCare via het 4G/5G-netwerk afgeraden.

Wi-Fi netwerk #

De dekkingsgraad van het Wi-Fi netwerk dient in alle ruimtes goed te zijn. Het wifinetwerk dient beveiligd te zijn middels WPA2-PSK of WPA2-AES.
Het gebruik van een “captive portal” (in gebruik bij open netwerken waarbij men moet inloggen via een webpagina) voldoet niet aan de beveiligingseisen en is niet toegestaan.

Beveiliging en toegang #

De toegang tot deNCare-website en deNCare App is geregeld via 2-factor authenticatie conform de norm NEN7510.

Firewall Instellingen #

Indien er op het device of ergens anders in het netwerk een firewall is geïnstalleerd, dienen minimaal de volgende netwerkconnecties te worden doorgelaten:

• HTTPS (443) web.ncare.nl
• HTTPS (443) login.ncare.nl
• HTTPS (443) webservices.services.ncare.nl
• HTTPS (443) ncare-servicelocator.azurewebsites.net
• HTTPS (443) 2fact.services.ncare.nl
• HTTPS (443) soft.services.ncare.nl
• HTTPS (443) webview.ncare.nl
• HTTPS (443) www.farmacotherapeutischkompas.nl
• HTTPS (443) zindex.blob.core.windows.net

Hosting en gegevensopslag #

De locatie van de nCare data is Azure Microsoft. Gegevens in nCare worden opgeslagen volgens de Europese regelgeving voor opslag van (medische) gegevens en in overeenstemming met de vereisten uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De privacy policy van nCare is te vinden op het klantportaal: https://www.careconnections.nl/privacyverklaring/.

Ga naar de webversie (https://web.ncare.nl) van nCare.

Vul je organisatienaam in en vink ‘Onthoud organisatie’ aan, dan staat de naam van de organisatie voortaan al ingevuld bij het openen van de pagina.

Vul je gebruikersnaam en wachtwoord in en kies voor ‘Inloggen’

Doorloop de 2FA methode die is ingesteld voor jouw organisatie.

Na het inloggen kom je in het locatiekeuze scherm. Als beheerder met autorisatie op organisatieniveau zal je hier alle locaties in de lijst zien staan.
Onderaan de lijst met locaties staat ‘Algemeen beheer organisatie’
Klik hierop om beheerderstaken op organisatieniveau uit te kunnen voeren.

Je komt nu terecht op de ‘Algemene instellingen’ pagina.

Inloginstellingen #

Waar staat dit:
Algemeen beheer organisatie > Instellingen > Inloginstellingen

Benodigde rechten:
Algemeen beheer organisatie

In dit onderdeel beheer je hoe er moet worden ingelogd in nCare.

Algemene instellingen #

Onder algemene instellingen beheer je de instellingen voor het inloggen met een nCare account.

Toegestane 2FA methodes #

Hier kan je aanvinken met welke 2FA methodes een gebruiker kan inloggen in nCare.

• Authenticator
  • De gebruiker voert een code in uit een gekoppelde 2FA app. nCare verwacht dat de organisatie zelf voor instructies zorgt over de werking van 2FA app’s.

• Email
  • De gebruiker ontvangt een 2FA per e-mail
• Whitelisting
  • Hier kan je de IP adressen van jouw organisatie toevoegen. Hiermee hoeft een gebruiker geen 2FA code in te voeren bij het inloggen.
  • Voeg per regel één IP adres toe. Er hoeft dus geen puntkomma of komma tussen om IP adressen te scheiden.
    Voorbeeld:
    62.229.63.14
    86.339.16.84
    etc.

Persoonlijk certificaat installeren voor 7 dagen toestaan: de 2FA code wordt 7 dagen op het apparaat onthouden.

Let er dan wel op dat het betreffende vinkje tijdens het inloggen wordt aangevinkt:

Waar staat dit:
Algemeen beheer organisatie > Instellingen > Rollen

Benodigde rechten:
Rollen inzien (beheer)
Rollen bewerken (beheer)

Alles wat je ziet, kan en mag in nCare wordt bepaald door de rechten die jouw account heeft in nCare.

In het onderdeel Rollen zie je de gebruikersrollen die door nCare standaard aangemaakt zijn. Hierbij gaat het om de rollen:

• Apotheker
• Beheerder
• Key-user
• Verpleegkundig specialist
• Verplegende/verzorgende
• Voorschrijver

Daarnaast kan je zelf een nieuwe rol aanmaken waaraan je verschillende rechten kunt koppelen.
Bijvoorbeeld de rol helpende voor personeel dat niet mag toedienen maar wel de dubbele controle mag doen.

Rollen toevoegen #

Klik boven aan het scherm op ‘Toevoegen’ om een nieuwe rol aan te maken.

Er verschijnt een scherm waarin je aangeeft of je een lege rol wilt aanmaken of een kopie op basis van een bestaande rol.

Lege rol #

Wanneer je er voor kiest om op basis van een lege rol verder te gaan krijg je na het klikken op ‘Doorgaan’ onderstaand scherm te zien.
Vul hierin welke naam de rol moet krijgen en vink vervolgens alle rechten die actief moeten zijn voor deze rol.
Alle rechten aangevinkt? Klik dan op ‘Voeg toe’.

Kopie bestaande rol #

Wanneer je ervoor kiest om een rol aan te maken op basis van een kopie bestaande rol moet je eerst een keuze maken over welke rol je wilt kopiëren.
Selecteer de rol en klik op ‘Doorgaan’.

Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien.
Pas hier de naam van de rol aan en vink rechten aan of uit om je nieuwe rol vorm te geven.
Staan alle rechten goed? Klik dan op ‘Voeg toe’.

Rollen wijzigen #

Het is ook mogelijk om rollen te wijzigen.
Selecteer de rol die je wilt wijzigen en kies voor ‘Wijzigen’ boven aan het scherm

Onderstaande scherm opent na kiezen voor ‘Wijzigen’. Voer de wijzigingen door die je van plan bent (naam of rechten) en kies voor ‘Wijzigingen opslaan’.
De wijzigingen zijn meteen voor alle gekoppelde gebruikers actief.

Gebruikers per rol #

Het is mogelijk om in te zien welke gebruikers er allemaal gekoppeld zijn aan een rol.
Selecteer een rol en kies boven aan het scherm voor ‘Gebruikers’.

Je krijgt dan onderstaande scherm te zien.
Alle gebruikers die deze rol hebben zie je in chronologische volgorde in beeld.

Waar staat dit:
Algemeen beheer organisatie > Instellingen > Algemeen

Benodigde rechten:
Algemeen beheer organisatie

Op deze pagina kan je de algemene instellingen op organisatieniveau beheren en inzien.
Gegevens die je kan inzien:

• Naam organisatie
• AGB code organisatie
• Automatische uitlog/vergrendeltijd

Gegevens die je kan wijzigen:

• Automatisch uitlog/vergrendeltijd
• Clientgegevens tonen bij dubbele controle op afstand
• Ontgrendelen/dubbele controle alleen via pincode

Om gegevens te wijzigen kies je voor ‘Wijzigen’ naast de naam van je organisatie

In het scherm dat vervolgens opent kan je een vinkje aan of uit zetten voor:

• Clientgegevens tonen bij dubbele controle op afstand
• Ontgrendelen/dubbele controle alleen via pincode (advies bij gebruik SSO + alleen externe login methoden)

Of de tijd in minuten aanpassen wanneer een gebruiker bij inactiviteit moet worden uitgelogd bij nCare web of het vergrendelscherm krijgt in de nCare app.
Je kan deze tijd maximaal op 60 minuten zetten.

Waar staat dit:
Algemeen beheer organisatie > Instellingen > Algemeen

Benodigde rechten:
Algemeen beheer organisatie

Locaties toevoegen #

Klik op ‘Toevoegen’ naast de titel ‘Locaties’

Het scherm om een locatie aan te maken opent nu.
De volgende gegevens zijn verplicht om in te vullen:

• Naam locatie
• Vinkje aan/uit bij stuur back-up toedienlijsten
  • Advies is om deze altijd aan te laten staan (standaard)
• Mailadres toedienlijst
  • Naar dit mailadres wordt elke avond rond 21:00 de mail gestuurd met de back-up toedienlijsten die gebruikt kunnen worden indien er een storing is.
• Mailadres wachtwoord
  • De back-up lijsten in de mail zijn beveiligd met een wachtwoord. Hier stel je in wat dit wachtwoord is.
• Monitoring
  • Advies is om dit altijd aan te hebben staan zodat altijd duidelijk of er gemiste toedieningen zijn.

Optioneel: Aanbieden aan zorgcentrale #

Je kan een koppeling maken met een zorgcentrale wanneer je gebruik maakt van nCare+
De dubbele controles zullen dan naar de zorgcentrale worden verstuurd

Geef aan of de dubbele controles:

• Nooit verstuurd moeten worden naar de zorgcentrale (standaard)
• Altijd
• Of na x minuten
  • wanneer je deze optie gebruikt zal de dubbele controle eerst intern binnen de organisatie worden aangeboden. Als de controle niet binnen de ingestelde tijd is opgepakt zal deze worden doorgezet naar de zorgcentrale.

Kies hierna met welke zorgcentrale je een contract hebt afgesloten.

En voer daarna het klantnummer in dat je van de zorgcentrale hebt ontvangen.

Optioneel: Gebruik receptenbuffer voor bestellingen #

Vink deze optie aan als bestellingen eerst ter goedkeuring naar de receptenbuffer moeten in plaats van direct door naar de apotheek.

Let op dat de rechten ‘Medicatie bestellen’ en ‘Bestellingen autoriseren’ in aparte rollen zijn toebedeeld. Het recht ‘Bestellingen autoriseren’ is benodigd voor het doorsturen van bestellingen naar de apotheek.

Wil je de receptenbuffer legen? Vink in de Receptenbuffer de medicatie aan die je wil beoordelen en kies voor goedkeuren of afkeuren.

Optioneel: Toon nieuwe cliënten die nog geblokkeerd zijn al wel aan de apotheek #

Cliënten die geïmporteerd worden vanuit het ECD Nedap naar nCare zijn standaard geblokkeerd. Deze cliënten worden niet getoond aan de apotheek totdat de zorg deze deblokkeert. In sommige gevallen kan het nodig zijn om ook deze geblokkeerde cliënten te tonen aan de apotheek. Het wel tonen van deze cliënten aan de apotheek maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat een apotheek alvast medicatie kan importeren en klaarzetten. Zodra de zorg de cliënt deblokkeert, kan deze direct toedieningen aftekenen. Het tonen van deze cliënten aan de apotheek is mogelijk door deze optie aan te vinken.

Locaties wijzigen #

Het is mogelijk om locaties te wijzigen.
De volgende gegevens kunnen gewijzigd worden:

• Naam locatie
• Mailadres toedienlijst
  • Naar dit mailadres wordt elke avond rond 21:00 de mail gestuurd met de back-up toedienlijsten die gebruikt kunnen worden indien er een storing is.
• Mailadres wachtwoord
  • De back-up lijsten in de mail zijn beveiligd met een wachtwoord. Hier stel je in wat dit wachtwoord is.
• Monitoring
  • Advies is om dit altijd aan te hebben staan zodat altijd duidelijk of er gemiste toedieningen zijn.
• Zorgcentrale instellingen
• Gebruik receptenbuffer bij bestellingen
• De instelling met betrekking tot het tonen van nieuwe cliënten aan de apotheek die nog geblokkeerd zijn
  • Zie toelichting bij ‘Locatie toevoegen’ > ‘Optioneel: Toon nieuwe cliënten die nog geblokkeerd zijn al wel aan de apotheek’.
• Startpagina: Cliënten of Monitor.
  • Hier kies je de pagina die geopend wordt als je inlogt op nCare web.

Om de gegevens van een locatie te wijzigen klik je op de locatie naam naast de titel ‘Locaties’

Je krijgt nu een lijst met beschikbare locaties te zien
Kies je locatie en kies voor ‘Ok’

Druk nu op ‘Wijzigen’ naast de locatie naam

Onderstaand scherm opent, voer hier de gewenste wijzigingen door en kies voor ‘Opslaan’

Locaties verwijderen #

Wanneer je een locatie hebt aangemaakt kan je deze alleen verwijderen als er nog geen afdelingen en cliënten aan gekoppeld zijn.
Wanneer er eenmaal afdelingen aangekoppeld zijn kan een locatie niet verwijderd worden, ook is het (nog) niet mogelijk een locatie te archiveren.

Waar staat dit:
Instellingen > Afdelingen/Wijken

Benodigde rechten:
Afdelingen/Wijken inzien (beheer)
Afdelingen/Wijken bewerken (beheer)
Rondetijden bij afdelingen/wijken inzien (beheer)
Rondetijden bij afdelingen/wijken bewerken (beheer)
Kamers bij afdelingen inzien (beheer)
Kamers bij afdelingen bewerken (beheer)

Nieuwe afdeling/wijk toevoegen #

Klik op ‘Toevoegen’ rechtsboven in beeld

Geef een naam op voor de afdeling/wijk (dit kan later altijd nog worden aangepast).
Selecteer het type, gaat het om een afdeling of wijk. De keuze die je hier maakt beïnvloed de weergave van de toedienronde (dit kan niet achteraf worden aangepast).
Selecteer wat de Standaard BEM moet zijn voor cliënten die worden toegevoegd aan deze afdeling/wijk.
Indien gewenst kan je de vinkjes bij monitoring uitzetten, ons advies is om deze altijd aan te laten staan.
Indien er gekozen is voor het type afdeling dan kan er ook een adres worden opgegeven.

Alles ingevuld? Kies voor ‘Opslaan’

Links in beeld zie je de nieuwe afdeling/wijk verschijnen.
Wanneer je een afdeling/wijk selecteert door erop te klikken, verschijnen rechts de details.

Standaard rondetijden #

Indien jouw organisatie ook gebruik maakt van het nCare EVS kan je ook standaard rondetijden voor de betreffende afdeling opvoeren.
Deze rondetijden worden dan als standaard voor deze afdeling getoond wanneer de arts voor een cliënt op deze afdeling een recept voorschrijft via het nCare EVS.

Maak je geen gebruik van het nCare EVS? Dan kan je deze stap overslaan.

Je voegt standaard rondetijden als volgt toe:

Kies aan de linkerkant van het scherm de betreffende afdeling

Klik op het klokje met het plusje om een rondetijd toe te voegen

Selecteer het tijdstip door op het klokje te klikken

Klik op opslaan

Deze handeling herhaal je voor alle standaard rondetijden

Een rondetijd kun je verwijderen door de betreffende tijd te selecteren vervolgens te klikken op het klokje met het minnetje ernaast.

Kamer toevoegen, wijzigen en bewoners toekennen aan kamers #

Je voegt kamernummers voor een afdeling als volgt toe:

Kies aan de linkerkant van het scherm de betreffende afdeling

Klik op ‘Toevoegen’

Voer het kamernummer in

Klik op opslaan.

Om een kamernummer te wijzigen selecteer je een kamernummer en klik je op de knop wijzigen.

In het tabblad “Bewoners zonder kamers” kan je de bewoners toekennen aan een kamer, je ziet hier alleen de bewoners die nog niet aan een kamer gekoppeld zijn.

Selecteer de bewoner en klik op ‘Kamer toekennen’

Selecteer een kamernummer

Kies voor ‘Opslaan’

Afdelingsnaam(en) import #

Wanneer je werkt met ECD en/of IAM koppelingen dan zijn de importnamen bij een afdeling/wijk leidend voor de informatieflow.

Klik op de tab ‘Afdelingsnaam(en) import’ om te zien welke importnaam er staat ingesteld (standaard is dit gelijk aan de ingesteld naam voor de afdeling/wijk).

Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuwe importnaam toe te voegen aan de afdeling/wijk.
Let er wel op dat de importnaam uniek is binnen de organisatie in nCare.

Geef een naam op en kies voor ‘Opslaan’

Je kan een importnaam altijd nog wijzigen of verwijderen via de knoppen naast ‘Toevoegen’.

Verplaatsen #

Het is mogelijk om binnen dezelfde locatie alle cliënten snel te verplaatsen (verhuizen) naar een andere afdeling of wijk.

Ga naar de afdeling/wijk en klik op de tab ‘Afdelingsnaam(en) import en kies voor ‘Verplaatsen’

Selecteer de nieuwe afdeling/wijk bij het kopje ‘Verplaatsen naar afdeling’
Zet een vinkje bij ‘Patiënten mee verplaatsen’
Om de actie door te zetten klik je op ‘Verplaatsen’

Afdeling/Wijk wijzigen #

Selecteer de afdeling/wijk die je wilt wijzigen.
Klik op ‘Wijzigen’ rechtsboven in beeld

Je kan nu alles wijzigen behalve het type (afdeling of wijk).
Klik op ‘Opslaan’ wanneer je de wijziging wilt doorvoeren.

Afdeling/Wijk archiveren #

Het is mogelijk om een afdeling/wijk te archiveren. Voorwaarde hiervoor is dat alle cliënten zijn geblokkeerd of alle cliënten zijn verhuist naar een andere afdeling/wijk.
De gearchiveerde afdeling/wijk is dan niet meer zichtbaar voor de normale gebruikers in nCare.

Selecteer de afdeling/wijk die je wilt Archiveren.
Klik op ‘Archiveren’ rechtsboven in beeld

Om een gearchiveerde afdeling/wijk te heropenen, selecteer je de afdeling/wijk en klik je op ‘Heropenen’.

Afdeling/Wijk verwijderen #

Het is alleen mogelijk een afdeling/wijk te verwijderen wanneer er nog nooit een cliënt in zorg op is geweest.
Indien er een cliënt in zorg op is geweest kan je de afdeling/wijk alleen archiveren.

Selecteer de afdeling/wijk die je wilt verwijderen.
Klik op ‘Verwijderen’ rechtsboven in beeld

Waar staat dit:
Instellingen > Apotheken

Benodigde rechten:
Apotheken inzien (beheer)
Apotheken bewerken (beheer)

Apotheek toevoegen #

Klik op ‘Toevoegen’ rechtsboven in beeld

In het scherm dat opent kan je de gewenste apotheek zoeken die je wilt toevoegen aan de locatie.
Alle apotheken die in deze lijst staan hebben een contract met nCare.

Je kan een apotheek snel en betrouwbaar zoeken door op het filter icoon te klikken in het kolom ‘AGB’
Een AGB code is de unieke code en zo weet je zeker dat je de juiste apotheek gevonden hebt. (weet je de AGB code niet? Kijk dan op de website van Vektis)
Vul de AGB code in en kies voor Filter

Apotheek gevonden? Selecteer de apotheek en kies voor ‘Toevoegen’.

Staat de apotheek niet in de lijst? Dan is er nog geen contract met nCare, neem in dat geval contact met ons via het klantportaal.

Apotheek verwijderen #

Het is op dit moment nog niet mogelijk om een apotheek te verwijderen vanuit een locatie.

Waar staat dit:
Instellingen > Huisartsen

Benodigde rechten:
Huisartsen inzien (beheer)
Huisartsen bewerken (beheer)

Huisarts toevoegen #

Klik op ‘Toevoegen’ rechtsboven in beeld

In het scherm dat opent kan je de gewenste huisarts zoeken die je wilt toevoegen aan de locatie.

Je kan een huisarts snel en betrouwbaar zoeken door op het filter icoon te klikken in het kolom ‘AGB’
Een AGB code is de unieke code en zo weet je zeker dat je de juiste huisarts gevonden hebt. (weet je de AGB code niet? Kijk dan op de website van Vektis)
Vul de AGB code in en kies voor Filter

Huisarts gevonden? Selecteer de apotheek en kies voor ‘Toevoegen’.

Staat de huisarts niet in de lijst? Neem dan contact met ons op via het klantportaal en dien een verzoek in voor het toevoegen van de huisarts.

Huisartsen verwijderen #

Selecteer de huisarts die je wilt verwijderen en kies voor ‘Verwijderen’

Waar staat dit:
Instellingen > Beheer medicatie definities

Benodigde rechten:
BEM definities inzien (beheer)
BEM definities bewerken (beheer)

Status toevoegen #

Klik op ‘Toevoegen’.

Er verschijnt een pop-up scherm waarin je aangeeft of je een nieuwe medicatiestatus definitie wilt aanmaken op basis van een bestaande template of met een lege definitie.

Als je kiest voor ‘Een kopie van een bestaande definitie’ kan je een keuze maken uit eerder gemaakte definities.

Als je kiest voor ‘Een kopie van een standaard voorbeeld maken’ kan je een keuze maken uit de standaard definities.

Geef wanneer je kiest voor een kopie, de medicatiestatus definitie een naam en een code die binnen de organisatie wordt gebruikt. Bijvoorbeeld een getal of een afkorting.
Vul in wie de verantwoordelijkheid heeft. Bij eigen beheer draagt de cliënt zelf de verantwoordelijkheid voor het innemen van de geplande medicatie.
Je kan ook aanvinken of de toegevoegde medicatiestatus voor nieuwe cliënten wordt gebruikt en of de cliënten zelf mogen bestellen.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

Status wijzigen #

Er zijn drie manieren om de BEM-status voor de cliënt aan te passen:

De algemene standaard BEM-status:

Wanneer de standaard BEM wijzigt van een cliënt pas je dit aan via de web-omgeving van nCare. Je gaat naar de gewenste cliënt en dan naar het tabblad ‘’medicatie’’.
Je klikt dan op de knop ‘’Beheer medicatie’’ en kiest dan voor de bovenste optie ‘’Wijzigen’’. Dan komt het onderstaande scherm in beeld en daarin kan je de nieuwe status aangeven.
Wanneer je deze status opslaat, zal de standaard BEM-status van de cliënt gewijzigd worden.

De BEM-status wijzigen op categorie niveau:

Doorloop dezelfde stappen als bij de standaard BEM-status wijzigen, maar klik in plaats van op de bovenste optie ‘’Wijzigen’’ op de onderste. Het onderstaande scherm verschijnt dan in beeld.
Geef hier aan wat de BEM-status is per categorie. Wanneer je dit aanpast zullen alle medicatiesoorten die onder die categorie vallen aangepast worden.

BEM-status op medicatieniveau:

Wanneer je de BEM-status op medicatieniveau aanpast, doe je dat via het actuele medicatie overzicht. Je klikt dan op het icoontje van de BEM-status, bijv. het pilletje in de onderstaande afbeelding.
Wanneer je de BEM-status dan aanpast, verandert deze alleen voor deze medicatiesoort. Let op: Je kan dit alleen aanpassen voor losse en zondig medicatie. Baxter medicatie kan niet worden aangepast via deze manier,
neem hiervoor contact op met de apotheek.

Status verwijderen #

Medicatie statussen kunnen alleen verwijderd worden indien er geen cliënten aan gekoppeld zijn.

Selecteer de medicatiestatus die je wilt verwijderen en klik op ‘Verwijder’.

Wanneer je op ‘Verwijder’ klikt wordt je gevraagd of je het zeker weet dat je de medicatiestatus wilt verwijderen en klik dan op ‘OK’.

Status archiveren #

Je kan medicatie statussen alleen archiveren als er geen cliënten aan gekoppeld zijn.

Selecteer de medicatiestatus die je wilt archiveren en klik op ‘Archiveren’.

De gearchiveerde medicatiestatus staat niet meer in de lijst met definities.

Door ‘Toon ook gearchiveerde medicatiestatus definities’ aan te vinken zijn gearchiveerde medicatiestatus definities wel weer zichtbaar.

Status info #

Het is mogelijk om in te zien welke cliënten allemaal gekoppeld zijn aan een bepaalde definitie.
Selecteer de medicatiestatus die je wilt bekijken en klik op ‘Info’.

In dit scherm zie je alle cliënten over de hele organisatie heen die deze BEM status hebben.

Waar staat dit:
Instellingen > Gebruikers

Benodigde rechten:
Gebruikers inzien (beheer)
Gebruikers bewerken (beheer)
Gebruikers importeren en exporteren (beheer)
Mag gebruikers in beheer in bulk bewerken

Algemeen #

Op de pagina gebruikers kan je alle nCare gebruikers binnen jouw organisatie inzien en beheren.

Wanneer je naar de pagina toe gaat zie je links in beeld alle gebruikers en rechts alle details van de gebruiker wanneer deze geselecteerd is.

Door te kiezen voor ‘Wachtwoord wijzigen’ of ‘Pincode wijzigen’ kan je dit als beheerder voor een gebruiker uitvoeren.
Het ingestelde wachtwoord moet je als beheerder dan wel doorgeven aan de gebruiker. De pincode kan de gebruiker via nCare web inzien via het tandwieltje, tenzij er gewerkt wordt met SSO, dan kan de gebruiker de pincode alleen opvragen via het vergrendelscherm in de app.

Ontkoppelen
Indien een gebruiker aan het verkeerde SSO gekoppeld is kan je dit in de tab ‘Single Sign On koppelingen’ ongedaan maken door op de knop ‘Ontkoppelen’ te klikken.

Toevoegen #

Om een gebruiker toe te voegen klik je op de knop ‘Toevoegen’

Er opent een nieuw scherm en vul alle gegevens in die nodig zijn voor het aanmaken van een gebruiker.
Bij AGB code mag er 12345678 ingevuld worden indien er ook besteld gaat worden vanuit nCare.
Wanneer alles is ingevuld klik je op ‘Opslaan’

Klik bij de nieuw aangemaakte gebruiker op de tab ‘Rollen’ en kies voor ‘Toevoegen’

Selecteer de locatie waartoe de gebruiker geautoriseerd moet worden en vink de rollen aan die gebruiker mag hebben.

Het is ook mogelijk om binnen een locatie de gebruiker alleen rechten te geven tot een specifieke afdeling/wijk.
Kies voor ‘Opslaan’ als alles is ingevuld.

Wijzigen #

Wanneer je een gebruiker wilt wijzigen selecteer dan eerst een gebruiker en kies dan voor ‘Wijzigen’.

Verwijderen #

Je kan alleen gebruikers verwijderen die nog nooit hebben ingelogd in nCare.
Wel kan je een gebruiker op niet actief zetten, zie hiervoor sub hoofdstuk ‘Toegang’

Exporteer #

In nCare is het mogelijk om een export te maken van alle gebruikers. Dit kan je doen door op ‘Exporteer’ te klikken.
In de export zie je een overzicht van alle gebruikers + hun autorisatie.

Toegang #

Bij ‘Toegang’ kan je gebruiker(s) op actief zetten of op niet actief zetten.

Selecteer je gebruikers bij ‘Gebruikers’, zet een vinkje bij ‘Start toegang’ of ‘Einde toegang’ en vul de datum in die gewenst is.

Kies vervolgens voor ‘Opslaan’.

Filter #

Op de gebruikerspagina is het mogelijk om filters in te stellen.
Op basis van je ingestelde filters krijg je een overzicht van gebruikers te zien.

Wil je bijvoorbeeld weten welke accounts nog geen SSO hebben ingesteld dan gebruik je de filters ‘Actief’ en ‘Geen SSO ingesteld’.

Waar staat dit:
Locatie kiezen > Cliënten

Benodigde rechten:
Omdat de rechtenverdeling voor dit onderdeel uitgebreider zijn dan voorgaande onderdelen zal per paragraaf worden aangeven welke rechten nodig zijn voor het kunnen uitvoeren van de acties.

Cliënt toevoegen #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Cliënten toevoegen

Klik op ‘Cliënt toevoegen’

Onder het kopje NAW gegevens vul je het BSN nummer, geboortedatum, geslacht, voorletters en achternaam in.

Vink Ja of Nee aan onder het kopje ‘Toestemming’ voor het uitwisselen van medicatie informatie met de apotheek.

Selecteer vervolgens de BEM status die hoort bij deze cliënt

Geef aan op welke afdeling/wijk de cliënt in zorg komt.
Indien er voor een wijk gekozen wordt moet je ook het adres van de cliënt invullen.

Selecteer vervolgens de apotheek en optioneel kan je ook een huisarts toevoegen.

Kies vervolgens voor ‘Opslaan’ om de cliënt toe te voegen.

Algemeen #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Cliënten naam bewerken
Cliënten adres bewerken
Cliënten foto bewerken
Cliënten huisarts aanpassen
Cliënten verplaatsen naar een andere afdeling
Cliënten verplaatsen naar een andere locatie
Cliënten verplaatsen naar een andere apotheek
Cliënten blokkeren

Onder het tabje ‘Algemeen’ kan je de NAW gegevens inzien en wijzigen door op de knop ‘Wijzigen’ te klikken.

Wanneer je een foto wilt toevoegen of wijzigen bij een cliënt druk je op het potlood icoon.
Druk op ‘Bestand kiezen’ en upload een foto vanaf je PC.
Druk op ‘Bevestig’ om de foto op te slaan.

Adres #

Onder het kopje adres kan je de cliënten intern verhuizen naar een andere afdeling of wijk.
Indien de cliënt op een wijk zit kan je hier ook het huisadres invullen.

Let op: je hebt het recht “Cliënten verplaatsen naar een andere locatie” nodig.

Om een cliënt intern te verhuizen naar een andere locatie of afdeling klik je op ‘Verhuizen’

Je kan hier kiezen waar naar toe je een cliënt wil verhuizen, je hebt de keuze uit kamer, afdeling of locatie.

Indien je de keuze maakt voor de optie ‘een andere afdeling’ kan je in het volgende scherm de nieuwe afdeling selecteren en optioneel ook gelijk een kamernummer instellen.

Indien je de keuze maakt voor de optie ‘een andere locatie’ kan je in het volgende scherm de nieuwe locatie en afdeling selecteren en optioneel ook gelijk een kamernummer instellen.

Let op: de apotheek van de cliënt dient gekoppeld te zijn aan de locatie waar de cliënt naar toe verhuist.

Klik op ‘Bevestigen’ om de verhuizing te voltooien.

De cliënt is gelijk zichtbaar op de nieuwe locatie of afdeling.

Secundaire afdeling #

In nCare is het ook mogelijk om cliënten toe te wijzen aan meerdere afdelingen of wijken.
Dit kan je instellen door te klikken op ‘Wijzigen’

Kies of je de cliënt wilt toevoegen aan een afdeling op de huidige locatie of op een andere locatie

Indien gekozen is voor afdeling op de huidige locatie kan je vervolgens de secundaire afdeling kiezen.

Indien gekozen is voor een afdeling op een andere locatie, selecteer je eerst de locatie en vervolgens de afdeling.

Na het klikken op bevestigen wordt de pagina herladen en kan je het dossier opnieuw openen.
Op de tab algemeen onder het kopje adres zie je vervolgens ook de secundaire afdeling staan.

Het is mogelijk om een cliënt aan meerdere afdelingen te koppelen.
De zorgmedewerkers op al die afdelingen krijgen dan toegang tot deze cliënten en zien de cliënt ook op hun toedienlijsten staan om medicatie voor af te tekenen.
Een cliënt is voor de zorgmedewerkers op de secundaire afdelingen alleen zichtbaar in nCare web en niet in nCare app.

De zorgmedewerker op de secundaire afdeling dient dus medicatie op nCare web af te tekenen.

Apotheek en huisarts #

Onderin de tab ‘Algemeen’ staan de apotheker en huisarts.
Onder de apotheek naam staan een datum en tijdstip achter ‘wijziging vanuit AIS’. Deze datum en tijd geven aan wanneer de apotheek voor het laatst de medicatie in nCare heeft bijgewerkt.

Om de apotheek te wijzigen klik je op ‘Wijzigen’

Selecteer de nieuwe apotheek en druk op ‘Opslaan’.
De huidige medicatie van de cliënt wordt gestopt totdat de nieuwe apotheek een medicatie import naar nCare heeft gestuurd.

De status van de apotheek is nu ‘wacht op acceptatie door apotheek’. dat betekent dat de apotheek nu eerst de cliënt moet accepteren voor zij een medicatie import kunnen sturen.

Om een huisarts toe te voegen klik je op ‘Toevoegen’
Selecteer de huisarts en klik op ‘Ok’

Blokkeren #

Onder de apotheek gegevens zit de optie om een cliënt te blokkeren.
Klik op ‘Blokkeren’ om deze actie uit te voeren.

Selecteer de blokkade reden

Bij sommige redenen staan aanvullende acties standaard aangevinkt, advies is om deze aangevinkt te laten maar het is mogelijk om deze ook uit te vinken.

Klik vervolgens op ‘Blokkeren’ om de actie te voltooien.

Dossier #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Cliënten allergieën inzien
Cliënten allergieën bewerken
Cliënten contra-indicaties inzien
Cliënten contra-indicaties bewerken
Cliënten aantekeningen inzien
Cliënten aantekeningen bewerken

In het dossier kunnen intoleranties, contra-indicaties en aantekeningen worden vastgelegd. Dit onderdeel is interessant voor organisaties die ook met het nCare EVS werken.
Op de vastgelegde intoleranties en allergieën kan het EVS dan medicatiebewaking signalen op uitvoeren.

Intoleranties en Allergieën #

Om een intolerantie vast te leggen klik je op ‘Toevoegen’

Selecteer de stofgroep waar een intolerantie voor is en geef de toedieningsweg en ernst van de intolerantie op.
Klik vervolgens op ‘Opslaan’

Contra-indicaties #

Om een contra-indicatie vast te leggen klik je op ‘Toevoegen’

Selecteer een contra-indicatie uit de lijst, geef optioneel een toelichting en einddatum bij op en kies voor ‘Opslaan’

Aantekeningen #

Om een aantekening vast te leggen klik je op ‘Toevoegen’

Schrijf de aantekening en geef optioneel aan dat deze aantekening getoond moet worden bij het toedienen en kies voor ‘Opslaan’

Recepten #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Recepten inzien

Op de tab ‘Recepten’ zie je een overzicht van alle recepten met een bepaalde status. Deze tab is alleen relevant voor organisaties die werken met het nCare EVS.

• Nog goed te keuren recepten
  • Wanneer is ingesteld dat alle recepten eerst naar de receptenbuffer moeten zie je hier welke recepten voor de cliënt nog in de buffer staan.
• Afgekeurde recepten
  • Dit geeft een overzicht van alle recepten die in de receptenbuffer zijn afgekeurd
• Recepten onderweg
  • Dit geeft een overzicht van alle recepten die naar de apotheek zijn verstuurd maar nog niet zijn verwerkt.
• Verwerkte recepten
  • Dit geeft een overzicht van alle recepten die zijn aangevraagd via het nCare EVS en verwerkt door de apotheek

Toedieningen #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Toedieningen inzien

Bij de tab toedieningen zie je per week wat de ingeplande toedieningen zijn per ronde en dag.
De toedieningen zijn te verdelen in de volgende categorieën:

• Medicatie in zakje
• Losse medicatie
• Zo nodig medicatie

Het aantal in het schema kan op de volgende manieren getoond worden:

Normaal – Geplande toediening
Normaal en dikgedrukt – geregistreerde toediening
Dikgedrukt met de letter K – Klaargezette toediening
Schuingedrukt– dat betekent dat deze toediening de BEM status Eigen beheer heeft
Schuin en dikgedrukt– dat betekent dat deze toediening de BEM status eigen beheer heeft maar er wel een registratie op is gemaakt

Wanneer je de cursor op de toediening houdt kan je zien wat er gepland was, wat er daadwerkelijk is toegediend, wie dat gedaan heeft op welk tijdstip.

Print toedienoverzicht #

Het is mogelijk om van het toedienoverzicht een printbestand te maken.
Klik op ‘Print toedienoverzicht’

Klik op ‘PDF’ en er wordt een PDF bestand gedownload die je vervolgens kan uitprinten.
Dit bestand geeft geen weergave van wat er is toegediend alleen maar wat er gepland is.

Medicatie #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Toedieningen inzien
Cliënten medicatieoverzicht inzien
Mag BEM gegevens van patiënt inzien
Mag BEM gegevens van patiënt aanpassen
Medicatie wijzigen (stoppen en voorschrijven)
Medicatie stoppen
Medicatie bestellen

Op de tab medicatie zie je een actueel overzicht van alle medicamenten + de basis gegevens van de cliënt.
Daarnaast is het ook mogelijk vanuit hier een nieuwe recept voor te schrijven, de BEM status aan te passen en een overzicht te printen van de toedien en medicatielijst.

Onder de actieknoppen zit de legenda. Hier heb je een uitleg van wat de icoontjes op de pagina betekenen.

Onder de legenda zie je alle actuele medicatie op alfabetische volgorde. Risicovolle medicatie wordt in rode tekst getoond.

Stoppen en wijzigen medicatie #

Dit onderdeel wordt beschreven in het EVS handleiding.

Bestellen medicatie #

Door op het bestelmandje te klikken kan je een herhaalbestelling plaatsen bij de apotheek.
Geef een aantal op en indien nodig een opmerking.
Wanneer je een vinkje zet bij ‘nu nodig’ zal de tekst ‘SPOED’ op het bericht worden gezet dat naar de apotheek wordt gestuurd.
Klik op ‘Direct bestellen’ en er wordt meteen een bericht naar de apotheek gestuurd.
Klik je op ‘Naar bestelbuffer’ dan gaat de bestelling eerst naar de buffer waar een tweede persoon de bestelling moet goedkeuren.

Historische voorschriften, stopberichten en herhaalbestellingen inzien #

Ga naar de receptenbuffer bovenin je scherm en klik op het tabblad ‘archief’.
Hier vind je een overzicht van alle historische voorschriften, stopberichten en herhaalbestellingen voor deze locatie. Door op de regel te gaan staan en te kiezen voor ‘Info’ kan je exact zien door welke medewerker, op welke dag en tijd de betreffende medicatie is besteld.

Planning #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien
Mag BEM gegevens van patiënt inzien
Mag BEM gegevens van patiënt aanpassen

Met de planningstool kan je aangeven wanneer je als organisatie zorg levert bij een cliënt en wanneer niet.
Op de momenten waarop je aangeeft niet aanwezig te zijn zal de BEM status van de cliënt op ‘eigen beheer’ komen te staan. Op die momenten hoeft de zorg daar geen handelingen m.b.t. medicatie delen uit te voeren.

De cliënt en/of verwanten zijn op die momenten zelf verantwoordelijk voor de medicatie.

De planningstool is niet bedoeld voor cliënten die al standaard de BEM status ‘eigen beheer’ hebben.

Hoe stel je de planning in?

Ga in nCare Web naar het cliëntendossier

Ga naar de tab ‘Planning’

Kies voor ‘Toevoegen’

Je ziet een overzicht van alle toedienrondes van alle dagen in de week.

Zet een vinkje bij alle momenten waarop jouw organisatie aanwezig en dus verantwoordelijk voor de medicatie.

Zetgeenvinkje bij de momenten waarop de cliënt en/of verwant de verantwoordelijkheid van de medicatie overneemt.

Geef vervolgens aan per wanneer de planning moet starten en kies voor ‘Opslaan’

Berichten #

Benodigde rechten:
Cliënten inzien

De huidige werking van de berichtenmodule is als volgt:

• Berichten zijn op cliënt niveau
• Per cliënt is er 1 chat. Wanneer meerdere zorgmedewerkers een bericht sturen over een cliënt komt dat allemaal in dezelfde chat terecht zodat alle informatie gebundeld is en inzichtelijk voor iedereen.
• De zorgorganisatie kan alleen een chat starten, eenmaal gestart kan de apotheek altijd op elk gewenst moment antwoorden/nieuwe berichten sturen in de chat

nCare is een medisch hulmiddel en voldoet aan de eisen voor CE markering.